Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit die Kenntnis dieser Daten zur Erfüllung unserer Aufgaben nach den Bestimmungen der Beihilfevorschriften und der genehmigten Satzung und damit der Erfüllung unseres Gesamtauftrags nach § 26d BAPostG erforderlich ist.
Die von uns verarbeiteten Daten beziehen sich auf die Personengruppen, Mitglieder, versicherte Personen (Angehörige der Mitglieder), Beihilfeberechtigte und deren berücksichtigungsfähigen Angehörigen, Beschäftigte sowie personenbestimmbare Dienstleister und Bewerber. Folgende Daten verarbeiten wir:
- Daten zur Person, sogenannte Stammdaten: wie z.B. Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum
- Daten zur Mitgliedschaft und Mitversicherung: z. B. Wegfall von Kindern im Familienzuschlag, Beginn einer Zusatzversicherung, Eintritt in den Ruhestand
- Daten zur Beitragszahlung: z. B. IBAN, BIC, Beitragshöhe, Guthaben und Rückstände
- Daten zu Leistungen: z. B. Datum der Krankenhausaufnahme und -entlassung, genehmigte Hilfsmittel, Daten zu diagnosebezogenen Fallgruppen (DRG)
- Daten zur Pflegepflichtversicherung: z. B. Pflegegrad nach Feststellung, Daten zur Pflegeperson, Daten zum Wohnumfeld
Wir verarbeiten Ihre Daten ausdrücklich nicht zur Profilbildung und ausdrücklich nicht für Werbung bzw. zu Werbezwecken. Wir lehnen Adresshandel entschieden ab.
Ihre personenbezogenen Daten können abweichend vom Erhebungszweck zur Verfolgung rechtlicher Interessen verarbeitet werden, insbesondere, wenn ihre Daten in einem Zusammenhang mit einem Angriff auf unsere IT-Strukturen stehen.
Datenerhebung
Ihre personenbezogenen Daten, die wir benötigen, um Leistungsberechtigte bestimmen und die richtige Leistung der richtigen Person zuordnen zu können, erheben wir über unsere Formulare. Darüber hinaus erheben wir ihre Daten zu den genannten Zwecken, sobald Sie uns Unterlagen, Dokumente, Schriftstücke zusenden, die wir für z. B. die Mitgliedschafts- und Leistungsbearbeitung benötigen. Dies können unter anderem Bescheinigungen sein, die z.B. eine Familienmitversicherung ermöglichen oder Rechnungsbelege zur Erstattung. Anders als die gesetzlichen Krankenkassen führen wir keine personenbezogenen Historien zu Krankheitsverläufen.
Nutzung der Daten
Wir gewähren unseren Mitgliedern nach Maßgabe unserer Satzung Leistungen in Krankheits- und Geburtsfällen. Wir berechnen und zahlen für unsere Mitglieder Beihilfen nach der Bundesbeihilfeverordnung sowie des § 26d BAPostG und führen aufgrund vertraglicher Vereinbarungen für unsere Mitglieder die private Pflegepflichtversicherung nach dem Pflege-Versicherungsgesetz durch.
Die Postbeamtenkrankenkasse benötigt Ihre Daten, um Leistungsberechtigte bestimmen zu können (Stammdaten). Eine beantragte Leistung muss der bestimmbaren Person korrekt zugeordnet werden können (Umfang der Leistung). Zudem müssen wir die Finanzierung der Versicherung über den Beitrag sicherstellen und Ihren Beitrag korrekt zuordnen. Dafür werden die personenbezogenen Daten verarbeitet, die wir für die Erfüllung unserer Aufgaben nach § 26d BAPostG benötigen.
Datenverarbeitungen sind notwendig für die
- Bestimmung des Mitgliedschaftsstatus und des Mitversichertenstatus
- Ausstellung einer Versichertenkarte (A-Mitglieder)
- Durchführung des Beitragseinzugs
- Gewährung von Leistungen
- Ermittlung der Belastungsgrenze
- Abrechnung mit den Leistungserbringern
- Erstattung im Rahmen der Beihilfevorschriften
- Rückforderung zu Unrecht gewährter Leistungen
- Regressbearbeitung bei Haftpflichtunfällen
- Vorbereitung und Durchführung von strukturierten Behandlungsprogrammen (DMP)
- Durchführung der Zusatzversicherung
- Durchführung der Privaten Pflegepflichtversicherung
Übermittlung an Dritte
Zunächst muss der anfragende Dritte Daten direkt bei Ihnen erheben („Grundsatz der Ersterhebung beim Betroffenen“). Ist dies nicht möglich, und kann der Dritte nachweisen, dass seine Bemühungen der Erhebung bei Ihnen dauerhaft erfolglos sind, so muss er uns die Rechtsgrundlage für eine Übermittlung ausführlich darlegen. Wir dürfen Ihre Daten an anfragende Dritte dann weitergeben, wenn eine gesetzliche Grundlage dafür vorliegt und nachgewiesen ist. Wir übermitteln keine Daten an Drittstaaten. Drittstaaten sind Staaten, die nicht dem Europäischen Wirtschaftsraum angehören.
Datenspeicherung
Die Aufbewahrungsfristen orientieren sich an den gesetzlichen Vorgaben und betragen für das Leistungswesen, das Mitgliedschaftswesen, den Regress sowie die Buchhaltung (Krankenversicherung) sechs Jahre. Die Aufbewahrungsfristen für Aufwendungsbelege der Beihilfe betragen sieben Monate, für Unterlagen der Beihilfe (Beihilfeantrag und Beihilfebescheid) fünf Jahre und für zahlungsbegründende Unterlagen sechs Jahre. Sind gesetzliche Vorgaben nicht anwendbar, erfolgt die Löschung der Daten nach den betrieblichen Belangen unter dem Aspekt der Nachprüfbarkeit der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsvorfallbearbeitung und der Datenverarbeitung, wie auch unter der Berücksichtigung des Grundsatzes des Wegfalls der Erforderlichkeit.